Algemene Voorwaarden – InstantIT

0. Begrippen en rangorde van documenten

0.1 Schriftelijk: onder meer e-mail, sms, WhatsApp, een digitaal formulier, klantportaal, ondertekende werkbon, offerte, SOW of vergelijkbare elektronische bevestiging die kan worden bewaard.

0.2 Consument: een natuurlijke persoon die niet handelt in de uitoefening van beroep of bedrijf.

0.3 Zakelijke klant: een klant die handelt in de uitoefening van beroep of bedrijf.

0.4 Werkbon/opdrachtbevestiging: het document of digitale dossier voor een concrete opdracht, met onder meer scope, prijs, apparatuur, toestemmingen, stop/go-afspraken en oplevering.

0.5 SOW: een Statement of Work of projectopdracht voor complexere zakelijke werkzaamheden, bijvoorbeeld Microsoft 365, cloud, migratie, netwerk, meerdere werkplekken of security.

0.6 Change record: een vastlegging van een concrete wijziging in een productieomgeving, inclusief waar relevant huidige situatie, risico, akkoord, rollback en test.

0.7 IR Authorization: specifieke toestemming voor incident response, containment, herstel of bewijsgevoelige werkzaamheden.

0.8 DPA/verwerkersovereenkomst: overeenkomst als bedoeld in artikel 28 AVG wanneer InstantIT bij de betreffende verwerking daadwerkelijk als verwerker voor een zakelijke klant optreedt.

0.9 Rangorde: voor het onderwerp waarop een specifiek document betrekking heeft, gaat een schriftelijk overeengekomen offerte, SOW, change record, hardwareorder, werkbon of IR Authorization voor op deze algemene voorwaarden. Een DPA gaat voor voor zover het uitsluitend gaat om de verwerking van persoonsgegevens in de rol van verwerker. Dwingend recht gaat altijd voor.

1. Toepasselijkheid en totstandkoming van de overeenkomst

1.1 Deze voorwaarden gelden voor offertes, opdrachten, diensten en leveringen van InstantIT, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.

1.2 Een via de website verstuurde afspraak- of offerteaanvraag is in beginsel een aanvraag en nog geen definitieve aanvaarding door InstantIT. De overeenkomst ontstaat wanneer InstantIT de opdracht schriftelijk bevestigt, een offerte of werkbon wordt aanvaard, of wanneer InstantIT met instemming van de klant daadwerkelijk met de overeengekomen werkzaamheden begint.

1.3 InstantIT stelt de toepasselijke voorwaarden vóór of bij het sluiten van de overeenkomst op een wijze beschikbaar waarmee de klant daarvan kennis kan nemen en bewaart waar mogelijk welke versie van de voorwaarden bij de digitale aanvraag is geaccepteerd.

1.4 Wijzigingen in of aanvullingen op de opdracht gelden alleen wanneer die voldoende duidelijk zijn overeengekomen. Mondelinge technische instructies kunnen tijdens een lopende opdracht worden opgevolgd voor normale, laag-risico werkzaamheden. Voor risicovolle, kostbare, destructieve of moeilijk terug te draaien handelingen kan InstantIT eerst schriftelijk akkoord verlangen.

1.5 Voorwaarden van een zakelijke klant worden uitdrukkelijk van de hand gewezen, tenzij InstantIT schriftelijk met toepassing daarvan instemt.

2. Aard van de dienstverlening en professionele zorg

2.1 InstantIT levert praktische IT-dienstverlening, waaronder computerhulp, remote support, reparatie en diagnose, migratie, wifi en netwerk, Microsoft 365, werkplekken, security- en incidenthulp, hardwareadvies en waar afgesproken hardwarelevering.

2.2 IT-dienstverlening is meestal een inspanningsverplichting. InstantIT werkt zorgvuldig en volgens de kennis die redelijkerwijs van een professionele IT-dienstverlener mag worden verwacht. Een concreet omschreven resultaat geldt alleen als resultaatverplichting wanneer dat uitdrukkelijk uit de opdracht blijkt.

2.3 Een diagnose is een professionele beoordeling op basis van beschikbare symptomen, tests en informatie. Bij complexe storingen kunnen meerdere defecten tegelijk bestaan of kan de oorzaak pas stapsgewijs worden vastgesteld. Een aanwijzing dat een component of instelling de meest waarschijnlijke oorzaak is, is daarom niet automatisch een garantie dat dit de enige oorzaak is.

2.4 InstantIT mag werkzaamheden weigeren, pauzeren of staken bij onveilige omstandigheden, onvoldoende bevoegdheid, ontbrekende noodzakelijke informatie, vermoedelijk illegale activiteiten, agressie, onredelijke instructies of wanneer doorgaan onverantwoord zou zijn. Reeds correct uitgevoerde werkzaamheden en gemaakte kosten blijven verschuldigd voor zover de wet dat toelaat.

2.5 Planning, tijdvakken en herstelduur zijn indicatief tenzij uitdrukkelijk een vaste deadline of SLA is overeengekomen.

3. Prijzen, tijdregistratie en meerwerk

3.1 Consumentenprijzen worden inclusief btw vermeld; zakelijke prijzen exclusief btw, tenzij anders aangegeven.

3.2 De prijs volgt uit de offerte, opdrachtbevestiging, werkbon of de op dat moment toepasselijke tarievenpagina. Apparatuur, licenties, externe diensten, materiaal en andere inkoop worden afzonderlijk vermeld tenzij zij uitdrukkelijk zijn inbegrepen.

3.3 Bij tijdsgebaseerd werk kan tijd die redelijkerwijs nodig is voor updates, scans, datakopie, restore, installatie, herstart, download, analyse of vergelijkbare technische processen declarabel zijn als dit bij de gekozen dienstverlening past.

3.4 InstantIT houdt een redelijke registratie bij van tijd en werkzaamheden. Werkbonnen, systeemlogs, agenda- en communicatiegegevens, foto's en andere registraties kunnen als bewijs worden gebruikt naast ander beschikbaar bewijs. Deze registraties wijzigen niet de wettelijke regels over bewijs en bewijslast.

3.5 Bij een vaste prijs geldt die prijs voor de overeengekomen scope en aannames. Blijkt tijdens uitvoering dat de situatie wezenlijk afwijkt, dan stopt InstantIT waar redelijk en bespreekt eerst het extra werk, de gewijzigde aanpak of de extra kosten.

3.6 Meerwerk dat tot een relevante prijsverhoging leidt wordt niet uitgevoerd zonder voorafgaand akkoord, behalve wanneer een onmiddellijk noodzakelijke beperkte maatregel redelijkerwijs nodig is om acute schade te voorkomen en voorafgaand contact aantoonbaar niet mogelijk is. Ook dan wordt zo snel mogelijk teruggekoppeld.

4. Verplichtingen, informatie en bevoegdheid van de klant

4.1 De klant verstrekt tijdig juiste informatie die redelijkerwijs nodig is voor de opdracht, waaronder relevante klachten, eerdere reparaties, bestaande schade, account- of eigendomsverhoudingen, bekende beveiligingsincidenten en bijzondere technische beperkingen.

4.2 De klant garandeert dat hij bevoegd is om InstantIT opdracht te geven voor de betreffende apparatuur, accounts, domeinen, tenants, data, locatie en infrastructuur, of dat hij de benodigde toestemming van de rechthebbende heeft.

4.3 Bij zakelijke wijzigingen met verhoogde impact mag InstantIT verlangen dat de opdrachtgever of contactpersoon aantoonbaar bevoegd is, bijvoorbeeld bij Global Admin, domein-/DNS-wijzigingen, verwijdering van accounts of data, brede securitywijzigingen of het definitief wissen van bedrijfsapparatuur.

4.4 De klant verstrekt geen wachtwoorden, herstelcodes of MFA-codes via onbeveiligde kanalen als dit niet nodig is. Waar mogelijk logt de klant zelf in of wordt een tijdelijke, beperkte beheerroute gebruikt.

4.5 De klant meldt bekende wettelijke, contractuele of technische beperkingen, zoals een huur-/VvE-beperking voor boorwerk, een verzekeringsvereiste bij incidenten, een compliancevereiste of het bestaan van kritieke applicaties die afhankelijk zijn van een te wijzigen systeem.

5. Planning, toegang, vervoer en inschakeling van derden

5.1 De klant zorgt bij werkzaamheden op locatie voor veilige en redelijke toegang tot de werkplek, apparatuur, voeding en netwerk.

5.2 Reistijd, parkeren, tol of andere locatiekosten kunnen in rekening worden gebracht wanneer dit vooraf is overeengekomen of duidelijk uit de tarieven volgt.

5.3 InstantIT mag gespecialiseerde derden inschakelen, bijvoorbeeld voor fysieke kabelaanleg, logistiek of specialistische vernietiging. Als de klant uitsluitend met InstantIT contracteert, blijft InstantIT richting de klant verantwoordelijk voor de uitvoering voor zover de wet dat bepaalt. InstantIT kan met de uitvoeringspartner regres- en verzekeringsafspraken maken.

5.4 Als de klant rechtstreeks met een externe leverancier of uitvoerder contracteert, is InstantIT niet automatisch partij bij die afzonderlijke overeenkomst. De rol van InstantIT wordt dan beperkt tot de schriftelijk afgesproken coördinatie, advisering of ondersteuning.

5.5 Wanneer apparatuur wordt opgehaald, vervoerd of tijdelijk bewaard, kan een afhaal-/retourbewijs worden gebruikt met onder meer apparaat, serienummer, accessoires, zichtbare staat, foto's en overdrachtsmoment.

6. Annuleren, uitstellen en no-show

6.1 De commerciële annuleringsregeling van InstantIT doet geen afbreuk aan een wettelijk herroepingsrecht van een consument.

6.2 Tenzij anders overeengekomen kan een afspraak normaal gesproken kosteloos worden verplaatst of geannuleerd tot 24 uur vóór het gereserveerde tijdvak.

6.3 Bij een latere annulering of no-show kan InstantIT een redelijke vergoeding vragen voor daadwerkelijk gereserveerde capaciteit, reeds verrichte voorbereiding en niet meer vermijdbare kosten, voor zover dit wettelijk is toegestaan. Bij consumenten wordt rekening gehouden met bespaarde kosten en dwingend consumentenrecht.

6.4 Van no-show kan sprake zijn wanneer de klant bij een remote afspraak na redelijke contactpogingen niet beschikbaar is of bij een afspraak op locatie geen toegang geeft binnen een redelijke wachttijd.

6.5 Als InstantIT een afspraak niet kan uitvoeren, wordt in overleg een nieuw moment gepland of wordt niet-uitgevoerde dienstverlening gecrediteerd waar dat passend is.

7. Betaling, eigendomsvoorbehoud en retentierecht

7.1 De betaaltermijn staat op de factuur of in de opdrachtbevestiging. Bij consumenten kan directe betaling na uitvoering worden verlangd; bij zakelijke klanten geldt de overeengekomen zakelijke betaaltermijn.

7.2 Voor hardware, licenties, materiaal of projectwerk mag InstantIT een aanbetaling of volledige vooruitbetaling verlangen.

7.3 Door InstantIT verkochte goederen blijven voor zover wettelijk toegestaan eigendom van InstantIT totdat de overeengekomen koopprijs volledig is betaald.

7.4 InstantIT mag een fysieke zaak die rechtmatig onder zich is onder de wettelijke voorwaarden onder zich houden zolang een voldoende samenhangende opeisbare vordering niet is betaald. Dit retentierecht geeft niet zonder meer het recht om de zaak zelf te verkopen of vernietigen.

7.5 Voor niet-afgehaalde apparatuur kan na een redelijke kosteloze afhaalperiode en voorafgaande waarschuwing een redelijke opslagvergoeding gelden. Verkoop, afvoer of andere definitieve beschikking over de zaak vindt uitsluitend plaats voor zover daarvoor een geldige wettelijke of afzonderlijk overeengekomen grond bestaat.

7.6 Voor consumenten worden buitengerechtelijke incassokosten pas in rekening gebracht nadat aan de daarvoor geldende wettelijke eisen is voldaan.

8. Remote support

8.1 Remote support vindt plaats via passende remote-, screen-sharing- of beheerhulpmiddelen. De klant geeft toegang voor de overeengekomen sessie of beheerscope.

8.2 Voor normale attended support mag InstantIT binnen de afgesproken probleemscope instellingen bekijken en aanpassen die redelijkerwijs nodig zijn. Voor permanente unattended access, brede beheerrechten, bestandsoverdracht buiten de normale supportscope of risicovolle handelingen kan aanvullende toestemming worden gevraagd.

8.3 Opname van volledige sessies is niet standaard. Diagnostische screenshots of logs worden alleen gebruikt wanneer zij redelijkerwijs nodig zijn voor diagnose, bewijs, security of kwaliteitsbewaking en worden beperkt tot het noodzakelijke.

8.4 De klant kan een attended sessie beëindigen. Na afloop verwijdert of beperkt InstantIT tijdelijke toegang voor zover die niet nodig blijft voor een afzonderlijk overeengekomen beheerrelatie.

9. Hardwarediagnose, reparatie en assemblage

9.1 Voor werkzaamheden aan pc's, laptops en andere hardware kan InstantIT een intake vastleggen met merk, model, serienummer, accessoires, zichtbare staat, klacht en waar relevant foto's.

9.2 Openen, demonteren, reseaten, testen met tijdelijke onderdelen, CMOS/UEFI-reset, stress- of geheugentests en vergelijkbare diagnosehandelingen worden alleen uitgevoerd binnen de afgesproken technische scope en met de zorg die van een professionele reparateur mag worden verwacht.

9.3 Een BIOS-/UEFI-/firmwareflash, secure erase, factory reset met dataverlies, ingrijpende componentwijziging of vergelijkbare handeling met verhoogd risico kan afzonderlijk akkoord vereisen.

9.4 Voor werkzaamheden die TPM, Secure Boot, moederbord, CPU of bootconfiguratie kunnen beïnvloeden, kan InstantIT vooraf controleren of BitLocker/device encryption actief is en of de benodigde recovery key beschikbaar is. Wanneer die informatie niet beschikbaar is, mag InstantIT de risicovolle stap uitstellen.

9.5 Bij door de klant aangeleverde onderdelen is de klant verantwoordelijk voor de herkomst en eigendom daarvan. InstantIT blijft verantwoordelijk voor een zorgvuldige professionele installatie en waarschuwt wanneer een incompatibiliteit of veiligheidsprobleem redelijkerwijs herkenbaar is.

9.6 Een voorgestelde vervanging kan onderdeel zijn van een stapsgewijze diagnose. Voor betaalde definitieve onderdelen of relevant meerwerk wordt vooraf prijs- en vervangingsakkoord gevraagd. Oude onderdelen worden teruggegeven, afgevoerd of anders behandeld volgens de werkbon.

9.7 Overklokken, undervolting, XMP/EXPO, aangepaste firmware of eerdere modificaties kunnen stabiliteit en garantie beïnvloeden. Voor zover relevant worden deze omstandigheden meegenomen in de diagnose.

10. Hardwareadvies, inkoop en verkoop

10.1 Per hardwaretransactie wordt zoveel mogelijk duidelijk gemaakt welke rol InstantIT heeft:

1. advies/installatie: de klant koopt rechtstreeks bij een derde leverancier;
2. inkoop namens klant: InstantIT handelt aantoonbaar als tussenpersoon of vertegenwoordiger en de klant is koper bij de externe leverancier;
3. verkoop door InstantIT: InstantIT verkoopt de hardware aan de klant en is voor die verkoop de verkoper;
4. testonderdeel: eigendom van InstantIT dat uitsluitend tijdelijk voor diagnose wordt gebruikt.

10.2 Als InstantIT hardware aan een consument verkoopt, blijven de wettelijke rechten omtrent conformiteit en wettelijke garantie volledig van toepassing. Een eventuele fabrieks- of leveranciersgarantie is aanvullend en vervangt de wettelijke rechten tegenover de verkoper niet.

10.3 Bij consumentenkoop op afstand vervalt een wettelijk herroepingsrecht niet uitsluitend omdat een verpakking is geopend of een product voor normale beoordeling is gebruikt. Voor waardevermindering, uitzonderingen voor daadwerkelijk individueel maatwerk en andere wettelijke uitzonderingen gelden de wettelijke regels.

10.4 Bij refurbished of gebruikte hardware worden bekende relevante afwijkingen zoals conditie, zichtbare schade, batterijstatus, ontbrekende functies of beheerlocks waar mogelijk vóór de koop vermeld. Afwijkingen die de normale verwachting beperken worden bij consumenten specifiek en afzonderlijk overeengekomen wanneer de wet dit vereist.

10.5 InstantIT bepaalt per product zijn rol onder toepasselijke productveiligheidsregels. Wanneer InstantIT distributeur, importeur of fabrikant is, worden de daarbij behorende productveiligheids- en traceerbaarheidsverplichtingen gevolgd. Een compleet product onder eigen naam of merk wordt niet als eigen InstantIT-product aangeboden zonder voorafgaande beoordeling van de toepasselijke product- en conformiteitsverplichtingen.

10.6 Hardware, accessoires en licenties worden alleen als inbegrepen beschouwd wanneer zij concreet op offerte, order of factuur staan.

11. Data, back-up, migratie en wissen

11.1 De klant blijft primair verantwoordelijk voor zijn gegevens en voor het beschikbaar hebben van een passende back-up, behalve voor zover InstantIT uitdrukkelijk een back-up-, migratie- of beheerverplichting op zich heeft genomen.

11.2 Het ontbreken van een recente back-up betekent niet dat InstantIT vrij is van zijn eigen wettelijke of contractuele zorgplicht. Het kan wel betekenen dat bepaalde herstel- of migratiestappen een verhoogd inherent risico hebben. InstantIT bespreekt dit waar relevant vooraf.

11.3 Bij migraties wordt de overeengekomen migratiescope leidend: bijvoorbeeld gebruikersprofiel, specifieke mappen, e-mail/PST, browsers, clouddata, applicaties en randapparatuur. Data of software die niet in de afgesproken scope of inventaris is opgenomen wordt niet automatisch geacht te zijn gemigreerd.

11.4 Cloud-sync en back-up zijn verschillende concepten. Een gesynchroniseerde OneDrive-, iCloud-, Google Drive- of vergelijkbare status is niet automatisch bewijs van een onafhankelijke complete back-up.

11.5 Waar passend controleert InstantIT na migratie samen met de klant of de afgesproken kerngegevens en functionaliteit beschikbaar zijn. Een bevestiging van oplevering beperkt wettelijke rechten niet, maar vormt wel bewijs van wat op dat moment gezamenlijk is gecontroleerd.

11.6 Een bronapparaat, datadrager of cloudlocatie wordt niet definitief gewist uitsluitend omdat een migratie technisch voltooid lijkt. Definitief wissen, secure erase of vernietiging vereist een afzonderlijke opdracht of duidelijke toestemming.

11.7 InstantIT maakt bij wissen onderscheid tussen een normale reset/herinstallatie, een technische secure-erase/sanitize-methode en gecertificeerde fysieke vernietiging. Alleen het daadwerkelijk overeengekomen niveau wordt beloofd.

11.8 Tijdelijke kopieën die InstantIT voor migratie of herstel maakt, worden beveiligd en verwijderd zodra zij niet meer nodig zijn, rekening houdend met de concrete opdracht, eventuele DPA en wettelijke bewaarplichten.

12. Wifi, routers, mesh en netwerkconfiguratie

12.1 Wifi- en netwerkresultaten zijn afhankelijk van onder meer woning of pand, interferentie, provider, abonnement, modem/router, switches, bekabeling, cliëntapparaten en externe radiosignalen.

12.2 InstantIT kan meten, configureren en verbeteren, maar garandeert geen providersnelheid, absolute dekking op ieder punt of storingsvrije werking van apparatuur en diensten buiten de eigen invloedssfeer, tenzij een concreet meetbaar resultaat schriftelijk is overeengekomen.

12.3 Een modem-, router- of meshwijziging kan ertoe leiden dat bestaande apparaten opnieuw moeten verbinden of afhankelijkheden opnieuw ingesteld moeten worden. De overeengekomen scope bepaalt welke randapparatuur wordt meegenomen.

12.4 Waar passend worden voor en na wijzigingen meetpunten of functionele tests vastgelegd. Een meting is een momentopname in de op dat moment aanwezige radio- en netwerkomgeving.

13. Netwerkkabels, CAT6/UTP en fysieke databekabeling

13.1 De afgesproken route, afwerking, kabeltype, aantal punten en testniveau vormen de technische scope van kabelwerk. Een basistest/wiremap is niet hetzelfde als professionele certificering; certificering is alleen inbegrepen wanneer dit expliciet is overeengekomen.

13.2 Een loze leiding kan tijdens uitvoering alsnog onbruikbaar blijken door verstopping, beschadiging, scherpe bochten of onbekende obstakels. In dat geval stopt de uitvoerder waar redelijk en wordt een alternatief of meerwerk eerst besproken.

13.3 De klant bevestigt bevoegd te zijn om de overeengekomen fysieke aanpassingen te laten uitvoeren en regelt waar nodig toestemming van eigenaar, verhuurder, VvE of andere rechthebbende.

13.4 Standaard kabelwerk omvat geen 230V-/groepenkastwerk, groot hak-, breek-, stuc- of constructiewerk, werkzaamheden in onveilige ruimten of werk bij een asbestverdenking, tenzij een bevoegde specialist daarvoor afzonderlijk is ingeschakeld.

13.5 Bekende leidingen, bouwkundige bijzonderheden, brandcompartimentering en andere relevante omstandigheden moeten vooraf worden gemeld. InstantIT en ingeschakelde uitvoerders behouden hun professionele waarschuwings- en zorgplicht.

13.6 Bij onverwachte omstandigheden die het risico of de scope wezenlijk veranderen, kan het werk worden stilgelegd totdat route, prijs en aanpak opnieuw zijn afgestemd.

14. Microsoft 365, cloud, Nextcloud, NAS en zakelijke beheeromgevingen

14.1 Voor werkzaamheden in zakelijke productieomgevingen bepaalt de opdracht welke tenant, domeinen, gebruikers, mailboxen, groepen, shares, apparaten of systemen binnen scope vallen.

14.2 Het verstrekken van een adminaccount geeft InstantIT niet onbeperkt toestemming voor iedere mogelijke wijziging. Voor wijzigingen met verhoogde impact, zoals user deletion, brede rechtenwijzigingen, MFA-/Conditional Access-wijzigingen, DNS/MX, licentiebeëindiging, mailboxconversie, tenantownership of definitieve datawijziging, kan afzonderlijk akkoord of een change record worden verlangd.

14.3 Waar passend legt InstantIT bij risicovolle wijzigingen de huidige situatie, gewenste wijziging, relevante afhankelijkheden, rollbackmogelijkheid en test vast.

14.4 Microsoft, hostingproviders, registrars, Nextcloud-apps, Synology, ISP's en andere externe platforms zijn zelfstandige derden. Storingen, wijzigingen, beperkingen of vertragingen bij die partijen kunnen de opdracht beïnvloeden. InstantIT blijft verantwoordelijk voor eigen toerekenbare fouten, maar garandeert geen beschikbaarheid of gedrag van externe platforms.

14.5 Een project voor inrichting of verbetering wordt niet automatisch een doorlopende monitoring-, backup-, SOC-, helpdesk- of beheerdienst. Doorlopend beheer, monitoring, responstijden en SLA's gelden alleen wanneer zij afzonderlijk zijn overeengekomen.

14.6 Bij oplevering kunnen bekende beperkingen, uitgevoerde tests, beheerrechten, tijdelijke toegang en resterende acties worden vastgelegd. Tijdelijke InstantIT-toegang wordt verwijderd of beperkt wanneer die niet meer nodig is.

15. Cyberhulp, account recovery en incident response

15.1 Cyberhulp is een inspanningsverplichting gericht op triage, schadebeperking, legitiem herstel en versterking van de beveiliging. Er is geen garantie dat een extern account wordt teruggekregen, geld wordt teruggehaald, alle malware wordt aangetroffen, alle data herstelt of vervolgschade volledig wordt voorkomen.

15.2 InstantIT helpt uitsluitend de rechtmatige eigenaar of een aantoonbaar bevoegde opdrachtgever via legitieme herstel- en beheerkanalen. InstantIT kan aanvullende verificatie verlangen.

15.3 Bij incidenten kan een keuze nodig zijn tussen snelle operationele herstelmaatregelen en het zo veel mogelijk behouden van digitaal bewijs. Wanneer bewijswaarde relevant kan zijn voor politie, verzekeraar, jurist of forensisch onderzoek, moet dit zo vroeg mogelijk worden gemeld.

15.4 Isoleren van apparaten, sessies beëindigen, wachtwoorden resetten, accounts blokkeren, reimage, secure erase en andere ingrijpende containmentmaatregelen kunnen afzonderlijke toestemming vereisen, afhankelijk van impact en urgentie.

15.5 InstantIT levert alleen een forensisch deskundigenonderzoek, formele chain of custody of bewijsrapport wanneer dit uitdrukkelijk als zodanig is overeengekomen. Een normaal support- of incidentrapport heeft niet automatisch forensische bewijsstatus.

15.6 Meldingen aan bank, politie, verzekeraar, Autoriteit Persoonsgegevens of andere instanties blijven de verantwoordelijkheid van de daarvoor bevoegde partij. Wanneer InstantIT als verwerker een mogelijk datalek constateert, gelden daarnaast de verplichtingen uit de toepasselijke DPA en AVG.

16. Privacy, geheimhouding en AVG-rollen

16.1 InstantIT verwerkt persoonsgegevens voor eigen administratie, planning, facturatie, beveiliging en contractdossier als zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke. Meer informatie staat in de privacyverklaring.

16.2 Wanneer InstantIT persoonsgegevens daadwerkelijk namens een zakelijke klant en onder diens instructies verwerkt in de rol van verwerker, wordt vóór of bij die verwerking een verwerkersovereenkomst of andere geldige artikel-28-regeling van toepassing gemaakt. Een DPA is niet afhankelijk van de vraag of de verwerking structureel is of door de klant apart wordt aangevraagd.

16.3 Eén opdracht kan gemengde AVG-rollen bevatten. InstantIT blijft bijvoorbeeld zelfstandig verantwoordelijke voor eigen facturatie en dossierbeheer, terwijl het voor een specifieke mailboxmigratie verwerker voor de zakelijke klant kan zijn.

16.4 InstantIT behandelt klantgegevens en vertrouwelijke technische informatie vertrouwelijk en beperkt toegang tot personen die deze voor de opdracht nodig hebben.

16.5 Wanneer InstantIT als verwerker een subverwerker gebruikt, worden de daarvoor geldende voorwaarden uit de DPA en AVG gevolgd.

16.6 De klant blijft zelf verantwoordelijk voor zijn verplichtingen als verwerkingsverantwoordelijke, waaronder waar van toepassing informatie aan betrokkenen, rechtsgrond, bewaartermijnen en meldingen aan toezichthouders. Dit laat de eigen wettelijke verplichtingen van InstantIT onverlet.

17. Externe diensten, licenties en accounts

17.1 Licenties, abonnementen en externe platformkosten zijn niet inbegrepen tenzij uitdrukkelijk vermeld.

17.2 Beschikbaarheid, prijs, voorwaarden en functionaliteit van Microsoft, Apple, Google, Meta, hostingproviders, softwareleveranciers, hardwareleveranciers en andere derden kunnen veranderen buiten de invloed van InstantIT.

17.3 Een oude softwarelicentie, OEM-licentie of apparaatgebonden licentie is niet automatisch overdraagbaar naar nieuwe hardware. Wanneer een nieuwe licentie nodig is, wordt die apart besproken.

17.4 InstantIT garandeert geen goedkeuring door externe accountrecoveryprocessen of platforms die zelf bepalen of een account, domein of dienst wordt hersteld.

18. Oplevering, nazorg en klachten

18.1 Waar passend controleert InstantIT bij oplevering samen met de klant de afgesproken kernfunctionaliteit en noteert bekende beperkingen of resterende punten.

18.2 InstantIT kan een commerciële periode van korte kosteloze nazorg aanbieden voor hetzelfde probleem, bijvoorbeeld zeven kalenderdagen wanneer dat bij de gekozen dienst staat vermeld. Deze aanvullende nazorg beperkt geen wettelijke rechten.

18.3 De klant wordt verzocht een probleem of klacht zo snel mogelijk na ontdekking te melden, zodat onderzoek nog goed mogelijk is. Een genoemde praktische meldtermijn is geen vervaltermijn voor wettelijke consumentenrechten.

18.4 Bij een klacht onderzoekt InstantIT de opdracht, relevante werkbonnen, communicatie, logs, foto's en andere beschikbare informatie. Geen enkel intern InstantIT-rapport is bij voorbaat bindend voor de causaliteit of bewijslast.

19. Aansprakelijkheid bij consumenten

19.1 Voor consumenten wordt aansprakelijkheid beoordeeld volgens het toepasselijke dwingende en regelende Nederlandse recht. Deze voorwaarden beperken geen recht dat volgens de wet niet mag worden uitgesloten of beperkt.

19.2 InstantIT is niet aansprakelijk voor schade die uitsluitend voortvloeit uit een reeds bestaand defect, door de klant verstrekte onjuiste informatie, een uitdrukkelijk tegen advies gegeven klantinstructie, of een storing van een externe partij waarvoor InstantIT niet verantwoordelijk is, voor zover InstantIT daarbij zelf zorgvuldig heeft gehandeld.

19.3 Een waarschuwing voor een inherent technisch risico, zoals mogelijk dataverlies bij een beschadigde schijf, maakt dat risico niet automatisch tot aansprakelijkheid van InstantIT wanneer het ondanks zorgvuldig handelen intreedt. De wettelijke zorgplicht van InstantIT blijft gelden.

19.4 Niets in deze voorwaarden sluit aansprakelijkheid uit voor opzet of bewuste roekeloosheid van InstantIT of voor andere aansprakelijkheid die volgens dwingend recht niet mag worden uitgesloten.

19.5 De klant neemt redelijke maatregelen om schade te beperken zodra hij van een probleem weet of redelijkerwijs kan weten.

20. Aansprakelijkheid bij zakelijke klanten

20.1 Tenzij schriftelijk anders overeengekomen is InstantIT tegenover een zakelijke klant uitsluitend aansprakelijk voor rechtstreeks aantoonbare schade die het onmiddellijke gevolg is van een toerekenbare tekortkoming van InstantIT.

20.2 Voor zakelijke klanten is aansprakelijkheid voor indirecte schade, zoals gederfde winst, gemiste besparingen, verlies van goodwill en bedrijfsschade door stilstand, uitgesloten voor zover de wet dit toestaat, behalve wanneer de schade het gevolg is van opzet of bewuste roekeloosheid van InstantIT.

20.3 De totale aansprakelijkheid van InstantIT tegenover een zakelijke klant is per gebeurtenis of samenhangende reeks gebeurtenissen beperkt tot het bedrag dat voor de betreffende opdracht in de zes maanden vóór de schadeveroorzakende gebeurtenis door de klant aan InstantIT is betaald, met een maximum van €10.000, tenzij schriftelijk een andere limiet is overeengekomen of dwingend recht een hogere aansprakelijkheid voorschrijft.

20.4 Wanneer een aansprakelijkheidsverzekering voor dezelfde schade daadwerkelijk een hoger bedrag uitkeert en de polisvoorwaarden een ruimere aanspraak toestaan, kan InstantIT ervoor kiezen de contractuele afhandeling daarop af te stemmen. Dit artikel schept geen recht op een verzekeringsuitkering wanneer de verzekeraar dekking weigert.

20.5 De beperkingen van dit artikel gelden niet bij opzet of bewuste roekeloosheid van InstantIT en niet voor zover zij naar maatstaven van redelijkheid en billijkheid of ander dwingend recht geen toepassing mogen vinden.

21. Intellectuele eigendom, configuraties en overdraagbaarheid

21.1 Rechten op generieke templates, scripts, methodes, tooling, checklists en vooraf bestaande knowhow van InstantIT blijven bij InstantIT of de betreffende rechthebbende.

21.2 Klantspecifieke configuraties, documentatie en gegevens die voor de klant nodig zijn om zijn eigen omgeving te gebruiken, mogen door de klant intern worden gebruikt en waar redelijk worden overgedragen aan een opvolgende IT-beheerder, tenzij rechten van derden dit beperken.

21.3 Wachtwoorden, recovery keys en andere secrets worden niet als intellectueel eigendom van InstantIT behandeld. Zij worden veilig aan de bevoegde klant overgedragen of verwijderd wanneer zij niet meer nodig zijn.

22. Overmacht en externe afhankelijkheden

22.1 Een partij is niet gehouden tot nakoming voor zover een tekortkoming haar redelijkerwijs niet kan worden toegerekend. Een beroep op overmacht wordt beoordeeld volgens de wet en omstandigheden van het geval.

22.2 Niet iedere softwarebug, leveranciersstoring, ziekte of personeelsuitval is automatisch overmacht. InstantIT neemt redelijke maatregelen om de gevolgen te beperken en informeert de klant wanneer de planning wezenlijk verandert.

23. Beëindiging, overdracht en offboarding

23.1 Een eenmalige opdracht eindigt na uitvoering en afhandeling. Doorlopend beheer of een abonnement eindigt volgens de daarvoor afzonderlijk overeengekomen looptijd en opzegregels.

23.2 Bij het einde van zakelijke beheerwerkzaamheden werkt InstantIT redelijk mee aan overdracht van klantspecifieke documentatie, beheerrechten en noodzakelijke technische informatie, nadat openstaande facturen zijn voldaan voor zover opschorting wettelijk is toegestaan.

23.3 Tijdelijke InstantIT-accounts, tokens en toegang worden na beëindiging ingetrokken of overgedragen wanneer zij niet meer nodig zijn, rekening houdend met security en eventuele wettelijke bewaarplichten.

23.4 Persoonsgegevens die InstantIT als verwerker verwerkt worden na einde van de verwerkingsdienst verwijderd of teruggegeven volgens de DPA en toepasselijke wetgeving.

24. Publiciteit en referenties

24.1 InstantIT gebruikt naam, logo, herkenbare technische details, foto's of een case van de klant niet als publieke referentie zonder voorafgaande toestemming wanneer de klant daaruit redelijkerwijs kan worden geïdentificeerd.

24.2 Geanonimiseerde algemene kennis en niet-herleidbare leerpunten mogen intern worden gebruikt voor kwaliteitsverbetering, mits vertrouwelijkheid en privacy worden gerespecteerd.

25. Consumenten: herroepingsrecht en uitvoering binnen de bedenktijd

25.1 Wanneer een consument op grond van de wet een herroepingsrecht heeft bij een overeenkomst op afstand of buiten de verkoopruimte, geldt de wettelijke bedenktijd en ontvangt de consument de daarvoor vereiste informatie.

25.2 Wanneer de consument wil dat een dienst tijdens de bedenktijd begint, kan InstantIT een uitdrukkelijk verzoek tot vroege uitvoering vastleggen. Herroept de consument nadat de uitvoering op zijn verzoek is begonnen, dan kan een evenredige vergoeding verschuldigd zijn voor het reeds verrichte deel, voor zover aan de wettelijke voorwaarden is voldaan.

25.3 Een herroepingsrecht voor een dienst vervalt na volledige uitvoering alleen wanneer aan de wettelijke voorwaarden voor het vervallen daarvan is voldaan, waaronder waar vereist de voorafgaande uitdrukkelijke instemming en verklaring van de consument.

25.4 Voor dringende reparatie- of onderhoudswerkzaamheden waarvoor de consument InstantIT specifiek heeft verzocht langs te komen, kan een wettelijke uitzondering gelden binnen de grenzen van die uitzondering. Extra goederen of diensten buiten het uitdrukkelijk verzochte dringende werk vallen daar niet automatisch onder.

25.5 Voor goederen gelden het wettelijke herroepingsrecht en de wettelijke uitzonderingen waar toepasselijk. Het enkel openen van een verpakking laat een herroepingsrecht niet automatisch vervallen. Waardevermindering kan wel voor rekening van de consument komen wanneer verder is gegaan dan nodig om aard, kenmerken en werking vast te stellen.

25.6 Een consument kan een herroepingsverklaring doen via de beschikbare online beheer- of annuleringsfunctie wanneer die voor de betreffende overeenkomst geschikt is, per e-mail aan [email protected], of met het modelformulier voor herroeping. Wanneer de wet een specifieke online ontbindingsfunctie vereist, stelt InstantIT die beschikbaar voor de overeenkomsten waarop die verplichting van toepassing is.

25.7 Een consument hoeft voor een geldige herroeping geen reden te geven. InstantIT bevestigt een elektronische herroepingsverklaring wanneer de wet dat vereist.

26. Toepasselijk recht en geschillen

26.1 Op overeenkomsten met InstantIT is Nederlands recht van toepassing.

26.2 Een consument behoudt de bescherming van dwingend consumentenrecht en de wettelijk bevoegde rechter.

26.3 Geschillen met zakelijke klanten worden, voor zover een forumkeuze rechtsgeldig kan worden gemaakt, voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement Den Haag, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.

27. Slotbepalingen en wijzigingen

27.1 Als een bepaling geheel of gedeeltelijk ongeldig of vernietigbaar blijkt, blijven de overige bepalingen gelden. Partijen vervangen de betreffende bepaling waar nodig door een geldige regeling die zo dicht mogelijk aansluit bij het legitieme doel ervan, zonder dwingend recht te omzeilen.

27.2 Nieuwe versies van deze voorwaarden gelden voor nieuwe overeenkomsten vanaf de aangegeven ingangsdatum. Voor een bestaande opdracht geldt de versie die daarop van toepassing is geworden, tenzij een wijziging rechtsgeldig met de klant is overeengekomen.

27.3 Bij twijfel over de uitleg van een consumentenbeding wordt rekening gehouden met de wettelijke regels voor duidelijke en begrijpelijke consumentenvoorwaarden.

Versiebeheer: Algemene Voorwaarden InstantIT v1.3, geldig vanaf 18 augustus 2026. Deze versie vervangt v1.2 voor nieuwe overeenkomsten vanaf de ingangsdatum.