Microsoft 365, Nextcloud en Synology op orde bij een projectorganisatie

Bij een organisatie met meerdere projecten waren in de loop der tijd verschillende IT-onderdelen naast elkaar ontstaan. Microsoft 365 werd gebruikt voor kantoorwerk en mail. Projectbestanden stonden in Nextcloud en er was ook een Synology NAS op kantoor aanwezig.

Er waren meerdere bedrijfsdomeinen en e-mailadressen, met wisselende licenties en toegang. Voor de samenwerking ging het om ongeveer 20 tot 25 betrokken Nextcloud-gebruikers en verschillende projectgroepen.

De klant wilde vooral overzicht: welke accounts horen bij welke dienst, wie moet bij welke bestanden kunnen en wat is de rol van de NAS?

Het traject begon met de bestaande Microsoft 365-omgeving. InstantIT bracht account- en mailboxvormen, licenties, toegang en domeinkoppelingen in kaart.

Daarbij kwamen ook mailboxen naar voren waarvan de toegang onduidelijk was, naast adressen die mogelijk een alias of doorstuurfunctie hadden. Dat onderscheid is belangrijk voordat je accounts gaat samenvoegen of opruimen.

De afspraak was om zorgvuldig binnen de bestaande omgeving te werken. Een brede migratie of het zomaar verwijderen van oude mailboxen maakte geen deel uit van de gekozen start.

Naast Microsoft 365 hebben we de bestaande computers en werkplekken bekeken. Daarbij speelden Windows-versies, de leeftijd van de apparatuur en de programma's die medewerkers dagelijks gebruiken een rol.

Voor een nieuwe zakelijke desktop is aankoopadvies gegeven, rekening houdend met de benodigde kantoorsoftware, creatieve toepassingen en randapparatuur.

Zo kon de organisatie gericht keuzes maken voor haar werkplekken, zonder ieder apparaat automatisch te vervangen.

Voor het delen van bestanden gebruikte de organisatie Nextcloud met verschillende projectgroepen. Binnen zo'n omgeving hoeft niet iedereen toegang te hebben tot alle documenten.

We hebben gewerkt aan een structuur met Nextcloud Team Folders en projectgebonden rechten. Daarmee kunnen projectgroepen hun eigen documenten beheren, terwijl toegang tot andere projecten gescheiden blijft.

Ook de rol van technische accounts is meegenomen. Een account dat bestanden voor opslag of back-up moet kunnen uitlezen, heeft andere rechten nodig dan een medewerker die bestanden mag aanpassen.

Naast Nextcloud was er een Synology NAS aanwezig. We hebben gekeken hoe de samenwerking in Nextcloud en de eigen opslag zich tot elkaar verhouden.

De aandacht ging naar het bewaren van projectbestanden, de toegang tot die bestanden en de rol die de NAS daarin kan spelen. Zo konden het samenwerkingsplatform en de opslagvoorziening elk een duidelijke plaats krijgen binnen de omgeving.

Voor een organisatie die veel projectdocumenten beheert, geeft die rolverdeling meer houvast bij dagelijks gebruik en toekomstig beheer.

Het traject bracht drie onderdelen bij elkaar: Microsoft 365 voor accounts en kantoorwerk, de computers waarmee medewerkers werken en Nextcloud/Synology voor bestanden en projecten.

De organisatie beschikt daardoor over een beter inzichtelijke omgeving en een praktische basis om gebruikersrechten en opslag te beheren.

Het belangrijkste resultaat is de samenhang: medewerkers kunnen bij de informatie die bij hun werk hoort, terwijl de organisatie beter kan overzien welke systemen en accounts daarvoor nodig zijn.