Kort antwoord
Wat speelde hier?
Een kleine organisatie wilde Microsoft 365 Business Premium gaan gebruiken met Office en het eigen bedrijfsdomein. Tijdens de werkzaamheden bleek dat meerdere professionals bestaande mailboxen op dat domein gebruikten. Daardoor moesten wijzigingen in de mailinrichting zorgvuldig op die bestaande adressen worden afgestemd.
Microsoft 365 erbij, maar wat gebeurt er met de bestaande mail?
Een kleine organisatie wilde met Microsoft 365 Business Premium gaan werken. Office, het eigen domein en zakelijke mail maakten deel uit van de opdracht.
Tijdens de inrichting kwam iets belangrijks naar voren: niet alleen de eerst besproken medewerkers gebruikten een e-mailadres van de organisatie. Ook andere professionals werkten al met eigen mailboxen op hetzelfde domein.
Dat maakte een ogenschijnlijk eenvoudige inrichting gevoeliger. Je wilt niet dat nieuwe Microsoft-instellingen ertoe leiden dat een collega ineens geen mail meer ontvangt.
Er zaten meer gebruikers achter het domein dan eerst in beeld waren
De bestaande mailvoorziening draaide via een externe provider. Microsoft 365 moest daarnaast een rol gaan spelen in het dagelijkse werk.
Bij een bedrijfsdomein zijn die onderdelen aan elkaar verbonden, ook wanneer ze bij verschillende leveranciers staan. Daarom was het belangrijk te weten welke adressen in gebruik waren en wat er zou veranderen zodra Microsoft 365 werd aangesloten.
Dit was geen opdracht waarbij alle mailboxen vooraf als onderdeel van een complete mailmigratie waren afgesproken. Daar hebben we de aanpak op aangepast.
Bestaande mail meenemen in de Microsoft 365-inrichting
InstantIT heeft de Microsoft 365 Business Premium-basis ingericht, met gebruikers, domeinkoppeling en MFA/Authenticator. Office, Teams, OneDrive en SharePoint maakten deel uit van de basiscontrole en inrichting.
De bestaande zakelijke e-mail bleef bij de externe mailprovider. Dat was een bewuste scheiding: Microsoft 365 werd voor de kantoor- en samenwerkingsdiensten gebruikt, zonder dat de bestaande mailadressen meteen naar Exchange Online verhuisden.
Ook de DNS-instellingen en de mailboxen van andere professionals zijn in deze afweging meegenomen.
De organisatie kon aan de slag met Microsoft 365
De Microsoft 365 Business Premium-omgeving is ingericht met Office, Teams, OneDrive en SharePoint. Gebruikers, accountbeveiliging en de domeinkoppeling zijn in de uitvoering meegenomen.
De medewerkers konden met de nieuwe Microsoft-diensten aan de slag. Tegelijk bleven de bestaande zakelijke mailboxen bij de huidige mailprovider werken.
Daardoor sloot de nieuwe kantooromgeving aan op de bestaande manier waarop de organisatie mail ontving en verstuurde.
Vraag bij Microsoft 365 niet alleen wie een licentie nodig heeft
Wie Microsoft 365 wil invoeren, denkt vaak meteen aan licenties en Office. Maar de bestaande e-mailadressen, domeininstellingen en medewerkers zijn minstens zo belangrijk.
Deze opdracht onderstreept waarom we bij kleine bedrijven ook naar die bestaande situatie kijken. Dat is minder zichtbaar dan een nieuwe Office-installatie, maar bepaalt wel hoe zorgvuldig je de overstap kunt uitvoeren.
Veelgestelde vragen
Vragen bij een vergelijkbare situatie
Moet alle zakelijke e-mail mee naar Microsoft 365 Business Premium?
Niet per se. Dat hangt af van wat de organisatie met Microsoft 365 wil doen en hoe de bestaande e-mail is ingericht. Bij een overstap moet eerst duidelijk zijn welke mailboxen en domeininstellingen in gebruik zijn.
Waarom telt DNS mee bij Microsoft 365-inrichting?
DNS-instellingen hebben invloed op de koppeling van het domein met diensten, waaronder e-mail. Een wijziging kan daarom andere mailboxgebruikers op hetzelfde domein raken.
Wat gebeurde er met de bestaande zakelijke e-mailadressen?
Die bleven bij de bestaande mailprovider. De Microsoft 365-omgeving is zo ingericht dat de organisatie de nieuwe kantoor- en samenwerkingsdiensten kon gebruiken naast haar bestaande zakelijke e-mail.
Verder naar de oplossing
Loopt u tegen iets vergelijkbaars aan?
Vertel kort wat er speelt. We kijken eerst wat er echt aan de hand is en wat een logische volgende stap is.
